Le possibilità offerte dal VBA Excel nell’ambito dell’analisi dati sono pressoché illimitate. Di seguito riporto una serie di esempi che illustrano le potenzialità dello strumento. Qualunque sia la vostra esigenza potremo analizzarla assieme e trovare la soluzione più adeguata.


Fatture e schede provvigionali

Siamo a fine mese e devono essere emesse 50 fatture per i vostri venditori, dipendenti e collaboratori.
Avete un file con 50 fogli; ogni foglio deve essere trasformato in un file a sé stante, rinominato opportunamente (con l’indicazione del beneficiario e del mese di competenza) e poi inviato via mail. Un lavoro lungo, noioso e inevitabilmente soggetto a errori. Vorreste anche che i file Excel venissero trasformati in formato PDF, più elegante e professionale ma sopratutto non alterabile, ma non avete tempo per ripetere 50 volte un’operazione del genere, così lasciate stare e dite: sarà per la prossima volta.
Questo è il tipico esempio di attività standardizzata che è giusto far fare a una macchina. Una macro opportunamente strutturata potrebbe assolvere a tutti i compiti descritti sopra in un paio di minuti; e mentre la macro lavora voi andate a bere un caffè.


Gestione ordini

Nelle realtà aziendali medio-piccole si usano tabelle per gestire ordini in cui il personale addetto all’order entry evidenzia lo stato delle pratiche con colori opportuni (ad esempio verde per i casi di buon fine, giallo per i sospesi, rosso per le situazioni di blocco). Lo stato di un ordine può variare più volte nel corso della stessa giornata e l’operatore di turno deve intervenire manualmente per cambiare i colori di volta in volta. Un’operazione semplice ma che, se ripetuta molte volte, dà luogo a un’inutile perdita di tempo.
Spesso, inoltre, si devono inserire informazioni anagrafiche standardizzate e ripetitive (l’indirizzo fisico di un cliente, la sua mail, ecc.) che sono fonte di perdite di tempo ancor più onerose.
In entrambi i casi è possibile programmare il file in modo che l’aggiornamento dello stato (la colorazione) e la compilazione delle informazioni anagrafiche (agganciate a un codice e a una o più tabelle di appoggio) vengano effettuati ogni qualvolta l’operatore preme una certa combinazione di tasti o in corrispondenza di un evento specifico (ad esempio quando si esegue il salvataggio del file, o quando lo si chiude, o quando ci si sposta da un foglio all’altro).


Spacchettamento liste

Ogni settimana (ogni giorno, ogni mese, …) assegnate ai vostri venditori la lista dei loro appuntamenti, o dei loro clienti o prospect. Da un unico file di migliaia o decine di migliaia di righe dovete ricavare tanti file quanti sono i venditori. Cosa fate? Tipicamente la sequenza è questa: applicate un filtro al campo venditore, selezionate le celle visibili relative, copiate, create un file vuoto, incollate il contenuto (da cui spesso vi dimenticate di eliminare le formule) e salvate il file in un’apposita cartella con un nome specifico. E poi si ricomincia.
In alcune aziende oggi mie clienti operazioni di questo tipo potevano richiedere anche due o tre giorni di lavoro (a volte distribuiti su due settimane) e gli errori erano frequenti (immaginate il malcapitato che viene interrotto da una chiamata, da una mail urgente, dal capo, ecc.). Con un semplice lavoro di progettazione si è passati da otto ore a cinque minuti, con il vantaggio della completa eliminazione degli errori.


Aggregazione liste

Questo problema si può considerare l’inverso del caso descritto qui sopra.
Immaginate di avere tanti file quanti sono i vostri dipendenti; i file contengono informazioni con struttura identica (stesse colonne, ma diverso numero di righe); possono essere il piano ferie, la nota spesa, il dettaglio dei costi di telefonia, ecc. L’esigenza è quella di accodare le informazioni di ciascun file in un unico file madre, da utilizzare successivamente per analisi aggregate.
Questo è uno dei campi in cui la programmazione consente di avere i risultati migliori e in tempi estremamente rapidi, evitando così fastidiose operazioni di apertura/chiusura file e copia/incolla. A fare tutto questo ci pensa la macchina in pochi secondi.


Normalizzazione partite IVA e codici fiscali

Molte liste clienti e prospect hanno informazioni mancanti o non congrue. Le partite IVA, per esempio, devono avere undici caratteri e l’ultimo (detto “di controllo”) è legato in modo univoco ai precedenti dieci (non può essere scelto a caso).
Un primo intervento è quello di evidenziare con una colorazione specifica le partite IVA mancanti, quelle con meno di undici caratteri, quelle con più di undici caratteri (a volte al posto della partita IVA viene impropriamente usato il codice fiscale) e quelle contenenti elementi non numerici o con il codice di controllo errato (le più insidiose da individuare). Ma è possibile fare di più e, nel limite del possibile, correggere la maggior parte degli errori, magari inserendo gli zeri mancanti (di solito quelli in posizione iniziale).
Naturalmente si può agire in modo simile con i codici aziendali, con i numeri di telefono, i CAP, ecc.


Individuazione di righe duplicate

Un’esigenza diffusissima in quasi tutti i contesti aziendali. Problemi di questo tipo, che normalmente richiedono una sequenza di operazioni di ordinamento manuale, possono essere affrontati in modo intelligente, usando metodi efficaci, veloci e graficamente accattivanti.


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