Alcuni file possono contenere informazioni che devono restare riservate oppure essere lette soltanto da alcuni profili aziendali. Nascondere o proteggere i fogli di un file in maniera tradizionale (con gli strumenti standard di Excel) non è quasi mai la soluzione adeguata, specie se i file raggiungono destinatari che hanno o potrebbero avere conoscenze avanzate del pacchetto Office.
La programmazione permette invece di spostare i contenuti sensibili a un livello “profondo” che può essere raggiunto solo attraverso opportune macro e che resta invisibile agli altri utenti.
Una combinazione di password e protezione profonda può poi garantire un livello di sicurezza estremamente elevato.
Di seguito riporto altri esempi di possibili interventi che rientrano nell’ambito sicurezza e protezione.


File a scadenza

È possibile impostare una “data di scadenza”, oltre la quale il file o alcune sue parti diventano inaccessibili. Un messaggio all’apertura potrà indicare quanti giorni restano prima che il file sia inutilizzabile.
In alternativa si possono creare macro che, dopo un certo periodo, si auto-disattivano o file che si auto-distruggono.


Blocco del salvataggio con nome

Se più persone lavorano sullo stesso file potrebbe esserci il rischio che qualche utente, una volta fatte alcune modifiche, salvi il file con un altro nome. In tal modo le informazioni che devono restare all’interno dello stesso file si disperdono. Questo tipo di salvataggio può essere disabilitato.


Disabilitazione della stampa

Ho sentito dire molto volte che “per quanto sia elevata la protezione del contenuto di un file, in fondo un utente con cattive intenzioni può sempre farsi una stampata mentre nessuno se ne accorge”. Vero, ma quasi nessuno sa che, con un abile lavoro di programmazione, la stampa in Excel può essere disabilitata. Interessante, nevvero?


Limitazione dell’area visualizzabile

L’area di uno o più fogli può essere limitata in modo che ne venga visualizzata solo una porzione. All’utente viene così impedito di scorrere il contenuto in senso verticale e/o orizzontale.


Backup

Un’altra forma di protezione dei dati (in senso lato e diversa dalle precedenti) è costituita dalla possibilità di fare dei backup di porzioni di disco in modo semplice e veloce. Si possono preimpostare delle aree di origine e di destinazione (file, cartelle e gruppi di cartelle) e legare il loro backup a un comando da inserire nel menù del pulsante destro del mouse.


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