Lavorando con grosse liste di dati (customer base, liste prospect, tabelle estese, …) capita quasi sempre di trovarsi di fronte a informazioni molto sporche. Ciò può accadere perché i dati provengo da fonti esterne non accurate, o da fonti diverse e lacunose o ancora perché sono passati nelle mani di diversi utenti che li hanno lavorati in modo diverso e senza utilizzare convenzioni comuni e condivise. L’accumulo di errori di vario tipo può seriamente compromettere il buon risultato delle successive fasi di analisi o inficiare i delicati processi di caricamento sui sistemi CRM aziendali.

Un accurato processo di pulizia è, in questo senso, un’operazione preliminare estremamente importante per via degli impatti che essa ha sulle fasi successive (tipicamente: reporting, analisi dati, presentazioni). Le macro Excel possono aiutare a ripristinare l’integrità e la coerenza delle informazioni, svolgendo una gran mole di lavoro in tempi ristretti anche in assenza di grandi capacità di calcolo.

Tra le principali esigenze di pulizia vi sono: (a) ripristino o completamento di partite IVA, codici fiscali e codifiche interne in genere, (b) eliminazione di caratteri speciali (ad esempio gli spazi vuoti a inizio e fine stringa che, sebbene invisibili, bloccano le operazioni di matching), (c) normalizzazione di nomi, cognomi, indirizzi (civici e mail), forme giuridiche, CAP, ecc., (d) formattazione di testi, valori numerici e date, (e) formattazioni grafiche.

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