Immaginate di dover realizzare un report per misurare le performance della vostra rete vendita. In condizioni normali avete due possibilità: creare un file per ciascuno dei vostri venditori, oppure creare un unico file con tanti fogli quanti sono i venditori. Fin qui tutto bene, ma cosa succede quando dovete inviare i singoli report via mail? Se i venditori sono 50 nel primo caso dovrete inviare 50 mail, nel secondo caso, invece, prima ancora di inviare le mail dovrete trasformare ciascun foglio in un file separato e rinominarlo in modo opportuno. In termini di gestione degli invii il primo approccio è certamente più rapido (ma parliamo in termini relativi); lo svantaggio, tuttavia, è che questo modello non vi consente di avere una visione di insieme, esigenza spesso imprescindibile. Il secondo approccio, per contro, presenta caratteristiche del tutto complementari, ma con una manualità non indifferente.

Quali sono i benefici della programmazione in un caso come questo? Se si decide di preferire il secondo modello (file unico con n fogli) è possibile far sì che, con un semplice click, una macro non solo generi i singoli file ma provveda anche a spedirli via mail (usando magari titoli e testi personalizzati e sopratutto nomi file ad hoc, ad esempio con il nome del venditore, la data di aggiornamento del report, ecc.). È anche possibile utilizzare dei flag per decidere quali destinatari escludere dall’invio, o definire in modo dinamico i destinatari da inserire in copia e/o in copia nascosta. Possono inoltre essere allegati file complementari e di supporto (ad esempio l’elenco delle pratiche di venduto o la lista dei clienti visitati o da visitare in futuro). E, infine, i file temporaneamente creati possono essere eliminati in modo automatico e rapidissimo, oppure spostati in un’apposita cartella per l’archiviazione (e se la cartella non esiste la si crea all’istante).

I vantaggi sono evidenti: operazioni onerose, ripetitive e con possibilità di errore verrebbero gestite in automatico in pochi secondi; una cosa non da poco se ad esempio i report devono essere preparati e spediti con frequenza elevata e se, come accade nella realtà, coesistono in azienda varie tipologie di reportistica.

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